邮件合并是Word文档中的一项强大功能，它允许用户将一组数据源（如Excel表格或Access数据库）与Word文档模板合并，生成个性化的文档。以下是一些高效使用Word邮件合并的技巧，帮助您轻松一键合并到新文档，告别重复劳动。
1. 选择合适的邮件合并类型
在开始邮件合并之前，首先需要确定合并的类型。Word提供了以下几种邮件合并类型：
- 信函：用于创建一封或多封个性化的信件。
- 标签：用于创建地址标签。
- 目录：用于创建目录或索引。
- 信封：用于创建信封。
- 其他文档：用于创建其他类型的文档，如电子邮件或传真。
根据您的需求选择合适的邮件合并类型。
2. 准备数据源
邮件合并的数据源可以是Excel表格、Access数据库或Word文档中的表格。确保数据源中的字段与Word文档模板中的字段相对应。
2.1 使用Excel表格作为数据源
- 打开Excel表格，选中包含数据的区域。
- 点击“文件”>“另存为”。
- 在“另存为”对话框中，选择“文本”格式，然后点击“保存”。
- 在弹出的“文本文件转换器”对话框中，选择“分隔符号”作为文本分隔符号，然后点击“下一步”。
- 选择“制表符”作为分隔符号，然后点击“完成”。
2.2 使用Access数据库作为数据源
- 打开Access数据库，选择包含数据的表。
- 点击“外部数据”>“导出”。
- 在“导出-数据”对话框中，选择“文本文件”格式，然后点击“下一步”。
- 在“导出-文本文件”对话框中，选择“分隔符号”作为文本分隔符号，然后点击“下一步”。
- 选择“制表符”作为分隔符号，然后点击“完成”。
2.3 使用Word文档中的表格作为数据源
- 打开Word文档，选中包含数据的表格。
- 点击“表格工具”>“布局”>“数据”>“导出到”。
- 在“导出到”对话框中，选择“文本文件”格式，然后点击“下一步”。
- 在“导出-文本文件”对话框中，选择“分隔符号”作为文本分隔符号，然后点击“下一步”。
- 选择“制表符”作为分隔符号，然后点击“完成”。
3. 创建邮件合并文档
- 打开Word文档，点击“邮件”>“开始邮件合并”>“开始邮件合并”。
- 在“开始邮件合并”对话框中，选择“信函”作为文档类型，然后点击“确定”。
- 在“选择开始文档”对话框中，选择“使用当前文档”，然后点击“确定”。
- 在“选择收件人”对话框中，选择“使用现有列表”，然后点击“浏览”。
- 选择之前准备的数据源文件，然后点击“打开”。
- 在“邮件合并收件人”对话框中，选择“使用当前列表”，然后点击“确定”。
4. 添加合并域
- 在Word文档中，将光标放置在需要插入合并域的位置。
- 点击“邮件”>“编写和插入域”>“其他域”。
- 在“插入合并域”对话框中，选择所需的域，然后点击“插入”。
- 重复步骤1-3，直到所有需要的域都添加到文档中。
5. 完成邮件合并
- 点击“邮件”>“完成并合并”>“编辑单个文档”。
- 在“合并到新文档”对话框中，选择“全部”或“当前记录”，然后点击“确定”。
- Word将自动创建一个新文档，其中包含合并后的文档。
通过以上步骤，您可以使用Word邮件合并功能轻松地将数据源合并到新文档中，提高工作效率，告别重复劳动。