在办公环境中，自动记录访客信息不仅能够帮助管理者更好地了解文档的使用情况，还能提高工作效率。以下是一些简单的方法，帮助你轻松设置新建文档自动显示访客信息。
一、使用电子文档管理系统
1.1 选择合适的电子文档管理系统
首先，你需要选择一个功能齐全的电子文档管理系统（DMS）。市面上有许多优秀的DMS，如Microsoft SharePoint、Google Drive、Dropbox等。这些系统通常具备权限管理、版本控制、访问记录等功能。
1.2 配置访客信息显示
以Microsoft SharePoint为例，你可以按照以下步骤配置：
- 登录到SharePoint站点。
- 在左侧导航栏中，点击“站点设置”。
- 选择“权限”下的“用户和组”。
- 在“用户和组”页面中，找到“添加用户或组”按钮，并点击。
- 在弹出的对话框中，输入访客的电子邮件地址，并设置相应的权限。
- 点击“确定”保存设置。
1.3 自动记录访客信息
在DMS中，通常会有自动记录用户访问文档的功能。例如，在SharePoint中，你可以：
- 在文档库设置中，找到“版本历史”选项。
- 启用“创建版本”功能，以便在用户编辑文档时自动创建版本记录。
- 在“版本历史”页面中，你可以查看所有版本的文档，包括创建者、修改日期等信息。
二、利用文档访问插件
2.1 选择合适的插件
市面上有许多插件可以帮助你实现文档访问记录功能。例如，对于Microsoft Word，你可以使用“Document Inspector”插件来查看文档访问记录。
2.2 安装并配置插件
以“Document Inspector”为例，你可以按照以下步骤操作：
- 在Word中，点击“文件”菜单，选择“选项”。
- 在“Word选项”对话框中，找到“信任中心”。
- 点击“信任中心设置”，然后选择“信任中心设置”下的“信任中心”。
- 在“信任中心”页面中，找到“文件恢复”选项，并勾选“启用文件恢复”。
- 返回Word主界面，点击“文件”菜单，选择“信息”。
- 在“文件信息”页面中，你可以看到文档的访问记录。
三、使用云服务同步访问记录
3.1 选择云服务
将文档存储在云服务中，如Google Drive、Dropbox等，可以方便地同步访问记录。以Google Drive为例，你可以：
- 将文档上传到Google Drive。
- 在Google Drive中，找到“共享”设置。
- 勾选“添加访客信息”选项。
- 点击“保存”完成设置。
3.2 查看访问记录
在Google Drive中，你可以通过以下步骤查看访问记录：
- 在文档列表中，找到需要查看访问记录的文档。
- 点击文档，进入详情页面。
- 在页面底部，你可以看到“访问者”一栏，其中包含了访问者的信息。
通过以上方法，你可以在新建文档时轻松设置自动显示访客信息，从而提高办公效率。当然，具体操作可能因所选软件和系统而异，但基本思路是相似的。希望这些方法能帮助你更好地管理文档和访客信息。